Pressemitteilung
Spital Männedorf digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

16.03.2021, Für das Spital Männedorf wurde eine moderne, datenschutzkonforme elektronische Aufbewahrung ihrer bis vor Kurzem noch papierbasierten Personaldossiers dringend erforderlich. Dank der Digitalisierung der 1'000 Dossiers durch den Spezialisten Arcplace wurden diese Anforderungen erfüllt. Gleichzeitig profitiert das Spital Männedorf von den Vorzügen elektronischer Personaldossiers und der vermehrte Platzmangel sowie erhöhte Archivierungsaufwand konnten massiv reduziert werden.

Das Spital Männedorf ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region am rechten Zürichsee-Ufer. Das Unternehmen beschäftigt mittlerweile rund 1'000 Mitarbeitende. Die Verwaltung der in Papier-Form geführten Personaldossiers durch die Personalabteilung erwies sich mit stetig wachsender Mitarbeiterzahl als umständlich und zeitaufwändig. Der Archivierungsaufwand nahm zu und der Platz für das Papierarchiv wurde immer weniger.

Digitalisierung von über 80‘000 Seiten im Scan & BPO Center von Arcplace

Um der effizienten Verwaltung und zeitgemässen elektronischen Archivierung der Personaldossiers gerecht werden zu können, sollten die Dossiers mit über 80‘000 Seiten von einem Spezialisten digitalisiert werden. «Die wichtigsten Anforderungen an dieses Projekt waren die Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz. Auf Weiterempfehlung haben wir uns für die Scanning-Services von Arcplace entschieden», erklärt Nicola Fielder, Leiterin HR des Spital Männedorf.

Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten im Scan & BPO Center in Glattbrugg durchgeführt. Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, wurden sämtliche Seiten nach klar definierten Vorgaben digitalisiert. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von Arcplace in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet. Nicola Fielder über die Zusammenarbeit mit Arcplace: «Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert, es wurde zeitnah und proaktiv kommuniziert. Wir sind sehr zufrieden.»

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
Tel: +41 44 501 22 00
E-Mail: i.feusi@arcplace.ch

Über Arcplace AG

Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister, der Organisationen bei der Digitalisierung und Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen sowie bei der elektronischen Archivierung unterstützt.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert.

Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.